Hàm IF là một trong những hàm quan trọng và được sử dụng rộng rãi nhất trong Excel. Hàm này cho phép kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đó đúng, hoặc trả về một giá trị khác nếu điều kiện đó sai. Bài viết sau đây Phúc Anh sẽ hướng dẫn sử dụng hàm IF trong Excel, kèm ví dụ dễ hiểu cho bạn nhé!
Tổng quan công thức sử dụng hàm IF trong Excel
Hàm IF trong Excel được sử dụng để kiểm tra một điều kiện và trả về kết quả khác nhau tùy thuộc vào kết quả của điều kiện đó. Cú pháp của hàm IF như sau:
=IF(điều kiện, giá trị nếu đúng, giá trị nếu sai)
Trong đó:
Điều kiện là một biểu thức logic hoặc một giá trị có thể được chuyển đổi thành một giá trị logic, ví dụ như A1>0 hoặc B2="Coca".
Giá trị nếu đúng là giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện được đánh giá là đúng.
Giá trị nếu sai là giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện được đánh giá là sai.
Lưu ý rằng, nếu giá trị nếu sai không được chỉ định, Excel sẽ trả về giá trị rỗng ("").
Ví dụ:
Giả sử bạn muốn kiểm tra điểm số của một học sinh và trả về kết quả "Đạt" nếu điểm số lớn hơn hoặc bằng 5, và trả về kết quả "Không đạt" nếu điểm số nhỏ hơn 5. Bạn có thể sử dụng công thức IF như sau:
=IF(A1>=5, "Đạt", "Không đạt")
Trong đó:
- A1 là ô chứa điểm số của học sinh.
- Nếu điểm số lớn hơn hoặc bằng 5, hàm IF sẽ trả về kết quả "Đạt".
- Nếu điểm số nhỏ hơn 5, hàm IF sẽ trả về kết quả "Không đạt".
Ví dụ cách sử dụng hàm IF trực quan để bạn tham khảo
Giả sử bạn cần kiểm tra số lượng sinh viên đạt và không đạt, ta có cú pháp như sau:
=IF(C2>=7,"Đạt","Không Đạt")
Trong đó:
- C2>=7: Kiểm tra xem ô C2 (điểm số) có lớn hơn hoặc bằng 7 hay không.
- "Đạt": Kết quả trả về khi ô C2 lớn hơn hoặc bằng 7.
- "Không Đạt": Kết quả trả về khi ô C2 nhỏ hơn 7.
- Khi kết quả trả về là dạng chữ, chúng ta cần đặt kết quả trong dấu ngoặc kép (").
- Kết quả của công thức này sẽ trả về "Đạt" nếu giá trị trong ô C2 lớn hơn hoặc bằng 7, và trả về "Không Đạt" nếu giá trị trong ô C2 nhỏ hơn 7.
Ví dụ: Nếu giá trị trong ô C2 là 8, công thức sẽ trả về kết quả "Đạt". Nếu giá trị trong ô C2 là 6, công thức sẽ trả về kết quả "Không Đạt".
Xem thêm:
Bật mí cho bạn cách cộng, trừ ngày trong Excel siêu đơn giản và nhanh chóng
Bỏ túi ngay 3 cách xóa khoảng trắng trong Word cực đơn giản, nhanh chóng
Một số cách sử dụng hàm IF thường gặp trong công việc hàng ngày
Trong thực tế, khi sử dụng hàm IF, chúng ta thường phải lồng nhiều hàm IF với nhau hoặc lồng hàm IF với các hàm khác để thực hiện các tính toán phức tạp hơn.
Cách sử dụng hàm IF như sau:
- Nếu điều kiện trong hàm IF đúng, thì thực hiện hành động 1.
- Nếu điều kiện trong hàm IF sai, thì thực hiện hành động 2.
Lồng nhiều điều kiện hàm IF
Dưới đây là một ví dụ về việc sử dụng hàm IF lồng nhau để phân loại học sinh dựa trên điểm số:
Giả sử bạn có một danh sách học sinh trong cột A và điểm số của họ tương ứng trong cột B. Bạn muốn phân loại học sinh theo các tiêu chí sau:
Xuất sắc: Điểm trên 249
Tốt: Điểm từ 200 đến 249
Trung bình: Điểm từ 150 đến 199
Yếu: Điểm dưới 150
Để thực hiện việc này, chúng ta có thể sử dụng công thức IF lồng nhau như sau:
=IF(B2>249, "Xuất sắc", IF(B2>=200, "Tốt", IF(B2>=150, "Trung bình", "Yếu")))
Trong đó:
- B2 là ô chứa điểm số của học sinh.
- Nếu điểm số lớn hơn 249, hàm IF sẽ trả về kết quả "Xuất sắc".
- Nếu điểm số từ 200 đến 249, hàm IF sẽ trả về kết quả "Tốt".
- Nếu điểm số từ 150 đến 199, hàm IF sẽ trả về kết quả "Trung bình".
- Nếu điểm số nhỏ hơn 150, hàm IF sẽ trả về kết quả "Yếu".
Hàm IF lồng nhau có thể trở nên khó hiểu. Tuy nhiên, nếu sử dụng cách viết IF đơn giản, công thức sẽ dễ hiểu hơn. Excel sẽ đánh giá điều kiện đầu tiên của công thức và trả về giá trị mà bạn muốn nếu điều kiện này đúng. Nếu điều kiện đầu tiên không hợp lệ, công thức sẽ tiếp tục kiểm tra các điều kiện còn lại. Các điều kiện quan trọng nên được viết đầu tiên.
Nếu điểm số là 260, công thức sẽ trả về kết quả "Xuất sắc". Nếu điểm số là 210, công thức sẽ trả về kết quả "Tốt". Nếu điểm số là 170, công thức sẽ trả về kết quả "Trung bình". Nếu điểm số là 120, công thức sẽ trả về kết quả "Yếu".
Sử dụng kết hợp với hàm AND và OR
Để tính thưởng cho mỗi nhân viên, nếu nhân viên là nữ thuộc phòng kỹ thuật hoặc phòng IT, thì sẽ được thưởng 800$. Trường hợp còn lại sẽ được thưởng 780$.
Để thực hiện việc này, ta có thể sử dụng công thức kết hợp giữa AND và OR trong ô D2 như sau:
=IF(AND(OR(B2="IT", B2="Kỹ thuật"), C2="Nữ"), 800, 780)
Trong đó:
- B2 là ô chứa phòng ban của nhân viên.
- C2 là ô chứa giới tính của nhân viên.
-Nếu phòng ban của nhân viên là phòng IT hoặc phòng kỹ thuật và nhân viên là nữ, hàm IF sẽ trả về giá trị 800.
- Nếu không, hàm IF sẽ trả về giá trị 780.
Qua bài viết trên Phúc Anh đã hướng dẫn bạn sử dụng hàm IF trong excel có đi kèm các ví dụ dễ hiểu. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn nhé!